Wie lange dauert es, bis eine KI-Rezeptionistin einsatzbereit ist?
RavinaroWie lange dauert es tatsächlich?
Ein Agent, der eine Rufnummer betreut, benötigt in der Regel etwa zehn Tage, um Anrufe zu beantworten. Größere Projekte – mehrere Rufnummern, mehr als eine Sprache oder die gleichzeitige Nutzung von Telefon und WhatsApp – benötigen etwa dreißig Tage.
Die Zeitmessung beginnt mit dem Ausfüllen des Einrichtungsformulars, nicht mit der Zahlung. Das ist keine Formalität. Wir können kein Skript erstellen ohne Ihre Öffnungszeiten, Ihre Übergaberegeln und die Liste der Dinge, die der Agent niemals sagen darf – und diese Informationen erhalten wir von Ihnen.
Was geschieht in diesen zehn Tagen?
Die ersten fünf Tage dienen der Einrichtung: Wir schulen den Agenten in Bezug auf Ihr Unternehmen und Ihre bisherigen Nachrichten, verbinden Ihren Kalender und legen die Eskalationsregeln fest. Die Tage sechs bis neun sind für die Testphase vorgesehen, die von den meisten unterschätzt wird: Sie hören sich die Nachrichten an, teilen uns mit, wo es Probleme gibt, und wir beheben sie.
Ab dem zehnten Tag finden die eigentlichen Anrufe statt. Monitoring und Feinabstimmung beginnen im Rahmen des Betreuungsplans am selben Tag, weshalb der zehnte Tag eher einen Neubeginn als eine Übergabe darstellt.
Was bremst es aus?
Fast immer trifft eines von drei Dingen zu: Niemand findet die Zugangsdaten für die Telefonnummer. Die Öffnungszeiten erweisen sich als komplizierter als erwartet – zwei Standorte, unterschiedliche Samstage, eine flexible Mittagspause. Oder die Person, die die Preisinformationen des Maklers kennt, ist im Urlaub.
Das sind keine technischen Probleme, weshalb das Einrichtungsformular diese Angaben zuerst abfragt. Der Build-Prozess selbst ist selten der Flaschenhals.
Muss ich mitwirken?
Zweimal, und zwar gründlich. Einmal zu Beginn, indem Sie das Einrichtungsformular ausfüllen. Das dauert etwa eine halbe Stunde, wenn Sie Ihre Arbeitszeiten und Ihren Kalender griffbereit haben. Und einmal während der Testphase, indem Sie dem Agenten zuhören, wie er Ihre schwierigen Fälle bearbeitet, und uns mitteilen, wo das Problem liegt.
Das Überspringen des zweiten Schritts ist der sicherste Weg, an einen Agenten zu geraten, dem Sie nicht vertrauen. Sie sollten das erfahren, bevor Ihre Kunden es erfahren.