Combien de temps faut-il pour qu'un système de réceptionniste IA soit opérationnel ?
RavinaroCombien de temps cela prend-il réellement ?
Un agent prenant en charge un seul numéro est généralement opérationnel au bout d'une dizaine de jours. Pour des déploiements plus importants (plusieurs numéros, plusieurs langues, ou encore téléphone et WhatsApp combinés), il faut compter une trentaine de jours.
Le décompte commence lorsque vous remplissez le formulaire d'inscription, et non lorsque vous payez. Ce n'est pas un détail technique. Nous ne pouvons pas rédiger de script sans vos horaires d'ouverture, vos règles de prise en charge et la liste des choses que l'agent ne doit absolument pas dire ; ces informations proviennent de vous.
Que se passe-t-il pendant ces dix jours ?
Les cinq premiers jours sont consacrés à la mise en place : nous formons l’agent à votre activité et à vos anciens messages, nous connectons votre calendrier et nous définissons les règles d’escalade. Les jours six à neuf sont dédiés aux tests, une étape souvent sous-estimée : vous écoutez le système, vous nous signalez les problèmes et nous les corrigeons.
Le dixième jour marque le début des appels réels. Le suivi et l'ajustement commencent ce même jour, conformément au plan de soins ; c'est pourquoi le dixième jour constitue un nouveau départ plutôt qu'une passation de pouvoir.
Qu'est-ce qui le ralentit ?
Il se passe presque toujours l'une de ces trois choses : personne ne trouve l'identifiant associé au numéro de téléphone ; les horaires d'ouverture sont plus compliqués que prévu (deux adresses, des samedis différents, une pause déjeuner variable) ; ou bien la personne qui sait comment l'agent devrait communiquer les tarifs est en vacances.
Il ne s'agit pas de problèmes techniques, c'est pourquoi le formulaire d'installation les demande en premier. La compilation elle-même est rarement le facteur limitant.
Dois-je participer ?
Deux fois, correctement. Une première fois au début, pour remplir le formulaire de configuration (environ une demi-heure si vous avez vos horaires et votre calendrier sous la main). Une seconde fois pendant les tests, en écoutant l'agent gérer vos cas complexes et en nous indiquant ce qui ne va pas.
Ignorer la deuxième étape est le meilleur moyen de se retrouver avec un agent en qui vous n'avez pas confiance. Vous devriez le savoir avant vos clients.