Quanto tempo occorre perché un sistema di receptionist basato sull'intelligenza artificiale entri in funzione?
RavinaroQuanto tempo ci vuole effettivamente?
Un operatore che risponde a un singolo numero solitamente impiega circa dieci giorni per rispondere alle chiamate. Per implementazioni più complesse, come diversi numeri, più lingue o servizi telefonici e WhatsApp combinati, i tempi si aggirano sui trenta giorni.
Il conteggio del tempo inizia quando completi il modulo di configurazione, non quando effettui il pagamento. Non è un cavillo. Non possiamo scrivere uno script senza i tuoi orari di apertura, le tue regole di passaggio di consegne e l'elenco delle cose che l'operatore non deve mai dire, e queste informazioni ci vengono fornite da te.
Cosa succede in quei dieci giorni?
Dal primo al quinto giorno si procede alla fase di implementazione: addestriamo l'agente sulla vostra attività e sui vostri messaggi reali passati, colleghiamo il vostro calendario e definiamo le regole di escalation. Dal sesto al nono giorno si effettuano i test, ed è questa la parte che la maggior parte delle persone sottovaluta: voi ascoltate il sistema, ci segnalate eventuali problemi e noi li correggiamo.
Il decimo giorno si passa alle chiamate vere e proprie. Il monitoraggio e la messa a punto iniziano lo stesso giorno nell'ambito del piano di cura, motivo per cui il decimo giorno rappresenta un nuovo inizio e non un passaggio di consegne.
Cosa lo rallenta?
Quasi sempre si verificano una di queste tre situazioni. Nessuno riesce a trovare le credenziali di accesso al numero di telefono. Gli orari di apertura si rivelano più complicati del previsto: due sedi, sabati diversi, una pausa pranzo che cambia continuamente. Oppure la persona che dovrebbe sapere cosa dire all'operatore in merito ai prezzi è in vacanza.
Nessuno di questi è un problema tecnico, ed è per questo che il modulo di configurazione li richiede per primi. Raramente il collo di bottiglia è la compilazione stessa.
Devo essere coinvolto?
Due volte, per bene. La prima all'inizio, compilando il modulo di configurazione, operazione che richiede circa mezz'ora se si hanno a disposizione orari e un calendario. La seconda durante la fase di test, ascoltando l'operatore mentre gestisce i casi più complessi e ci spiega cosa non funziona.
Saltare il secondo passaggio è l'unico modo sicuro per ritrovarsi con un agente di cui non ci si fida. È meglio saperlo prima che lo sappiano i clienti.
Scritto da Ravinaro
Creiamo receptionist basati sull'IA, agenti WhatsApp e sistemi di automazione delle prenotazioni per piccole imprese. Se questo articolo ti ha fatto sorgere una domanda sulla tua configurazione, una breve chiamata ti darà una risposta più rapidamente di una ricerca.
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