Hoe lang duurt het voordat een AI-receptionist operationeel is?
RavinaroHoe lang duurt het daadwerkelijk?
Een medewerker die één telefoonnummer beantwoordt, doet er doorgaans ongeveer tien dagen over. Grotere systemen — meerdere telefoonnummers, meer dan één taal, of een combinatie van telefoon en WhatsApp — duren ongeveer dertig dagen.
De tijd begint te lopen zodra u het instelformulier invult, niet zodra u betaalt. Dat is geen formaliteit. We kunnen geen script schrijven zonder uw openingstijden, uw overdrachtsregels en de lijst met dingen die de medewerker nooit mag zeggen, en die komen van u.
Wat gebeurt er in die tien dagen?
De eerste vijf dagen zijn de opbouwfase: we trainen de agent op uw bedrijf en uw eerdere berichten, koppelen uw agenda en stellen de escalatieregels in. De dagen zes tot en met negen zijn de testfase, en dat is het deel dat de meeste mensen onderschatten: u luistert ernaar, u vertelt ons waar het misgaat, en wij passen het aan.
Op dag tien vinden er daadwerkelijke telefoontjes plaats. Monitoring en afstemming beginnen op dezelfde dag volgens het zorgplan, daarom is de tiende dag een begin en geen overdracht.
Wat vertraagt het?
Vrijwel altijd is er sprake van een van de volgende drie dingen. Niemand kan de inloggegevens voor het telefoonnummer vinden. De openingstijden blijken ingewikkelder dan iemand wilde toegeven – twee locaties, verschillende zaterdagen, een lunchpauze die verschuift. Of de persoon die weet wat de agent over de prijzen moet zeggen, is op vakantie.
Geen van deze zaken betreft technische problemen, daarom wordt er in het installatieformulier ook eerst naar gevraagd. De installatie zelf vormt zelden de bottleneck.
Moet ik erbij betrokken zijn?
Twee keer, en wel op de juiste manier. Eén keer aan het begin, bij het invullen van het installatieformulier, wat ongeveer een half uur duurt als je je uren en je agenda bij de hand hebt. En één keer tijdens het testen, waarbij je luistert naar de agent die je lastige gevallen afhandelt en ons vertelt wat er mis is.
Het overslaan van de tweede stap is de enige betrouwbare manier om uiteindelijk met een agent te maken te krijgen die je niet vertrouwt. Je moet dit horen voordat je klanten het horen.